Was ist ein Policy Management System und warum ist es wichtig?

Sie möchten also wissen, was ein Policy Management System ist und warum Sie es brauchen? Ein Policy Management System (PMS) ist eine Softwareplattform, die typischerweise in einer Cloud-Umgebung gehostet wird, um den Zugang zu zentralisieren und die Verwaltung zu vereinfachen.

Klare und kohärente Unternehmensrichtlinien, insbesondere in Bereichen wie Cybersicherheit und Compliance, sind heute ein Standard für moderne Arbeitsplätze. Richtlinien und Verfahren sind die maßgebliche Autorität eines Unternehmens in spezifischen Bereichen wie Cybersicherheit und dienen als Handbuch, an dem sich orientiert werden kann. Sie enthalten wichtige Informationen, die Ihrem Unternehmen helfen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, auf Cyber-Bedrohungen zu reagieren, Hinweise zur Meldung von Vorfällen geben, Mitarbeiter schulen und Interessengruppen über Prozesse informieren.

Die sich rasch ändernden Vorschriften und die Dynamik der Cybersicherheit können jedoch dazu führen, dass Richtlinien schnell veralten. Zusätzlich kann es eine mühsame Aufgabe sein zu verfolgen, wer die neuen Richtlinien gelesen und akzeptiert hat und wer nicht. Dies kann leicht zu Situationen führen, in denen Unternehmen die Vorschriften nicht einhalten. Ein Policy Management System verhindert solche Probleme.

Im Folgenden wird erklärt, was ein Policy Management System ist und welche Vorteile es Ihrem Unternehmen bieten kann.

Die drei Säulen eines Policy Management Systems

Ein Policy Management System (PMS) hostet, verwaltet, verteilt und verfolgt die Richtlinieninhalte eines Unternehmens ähnlich einer Dokumentenverwaltungsplattform, jedoch spezialisiert auf Richtlinien. Typischerweise verfügt ein PMS über eine integrierte digitale Unterschriftsfunktion zur Bescheinigung durch Mitarbeiter. Dies gewährleistet, dass Ihr Unternehmen einen konsistenten und optimierten Ansatz für Richtlinien hat.

Ein effektives Policy Management System basiert auf drei zentralen Säulen:

1. Cloud-basiert: Zentralisiert die Speicherung, Verwaltung und Verteilung von Richtlinieninhalten. Dies eliminiert die Notwendigkeit, Richtliniendokumente und -aktualisierungen per E-Mail zu verteilen, indem eine Kontrollschicht für Versionen, Speicherung und Verteilung hinzugefügt wird, um sicherzustellen, dass stets die aktuellste Version einer Richtlinie verwendet wird.
2. Integrierte Rechenschaftspflicht: Die Annahme und Genehmigung von Richtlinien sind kritische Aspekte der Richtlinienverwaltung und -einhaltung. Durch zentralisierte, automatisierte und verteilbare Dienste zur Übermittlung von Richtlinien an Mitarbeiter und Stakeholder, unter Verwendung digitaler Signaturen und Audit-Funktionen, wird die Rechenschaftspflicht gewährleistet und Zustimmungen werden dokumentiert.
3. Messung und Verbesserung: Ein Policy Management System sollte die notwendigen Messungen und Überprüfungen ermöglichen, um Richtlinien anzupassen und zu verbessern, insbesondere in einer sich verändernden Compliance- und Sicherheitslandschaft.

Policy Management Systeme sollten einfach zu bedienen sein und Zugriffsebenen bieten, die von der vollständigen Bearbeitung bis zur reinen Ansicht reichen. Versionskontrolle ist entscheidend, um Änderungen zu verfolgen, da die Erstellung von Richtlinien oft ein gemeinschaftlicher Prozess ist. Teams, die an Richtliniendokumenten arbeiten, müssen Änderungen verfolgen können, während das Dokument seinen Lebenszyklus durchläuft, was regelmäßige Überarbeitungen einschließt.

Vorteile der Verwendung eines Richtlinienmanagementsystems

Abgesehen von den Vorteilen des Risikomanagements bietet ein zentralisiertes, automatisiertes Policy Management System mehrere allgemeine Vorteile:

Schutz des Unternehmensrufs

Gemäß einer Umfrage von Invisibly aus dem Jahr 2021 ist Datenschutz für Verbraucher wichtig. Ein Richtlinienmanagementsystem hilft, Ihr Unternehmen vor Rechtsstreitigkeiten und Geldbußen zu schützen, was zur Aufrechterhaltung eines guten Markenrufs beiträgt. Durch eine reaktionsschnelle Datensicherheits- und Datenschutzpolitik, die Kundenanforderungen und Vorschriften entspricht, können Sie Ihr Engagement für Datenschutz und Sicherheit unterstreichen.

Reduzierung von Kosten und Aufwand für die Verwaltung von Richtlinien

Dank cloudbasierter Richtlinienmanagementsysteme gehören die Zeiten, in denen tausende Seiten von Richtliniendokumenten gedruckt werden mussten, der Vergangenheit an. Dies trägt nicht nur zum Umweltschutz bei, sondern spart auch langfristig Kosten. Der Verwaltungsaufwand wird ebenfalls minimiert: Richtlinienadministratoren können den Lebenszyklus einer Richtlinie einfacher verwalten, diese ferngesteuert aktualisieren, ihre Bewegung und Zugriffe überwachen sowie sicherstellen, dass Mitarbeiter die Inhalte akzeptiert haben – alles von einer zentralen Konsole aus.

Einhaltung der Datenschutzbestimmungen

Ein zentralisiertes Richtlinienmanagement erleichtert das Halten von Schritt mit Updates der Datenschutzbestimmungen. Richtlinien können schnell aktualisiert und an relevante Mitarbeiter verteilt werden. Durch den Einsatz digitaler Unterschriftstechnologie lässt sich die Zustimmung zu Änderungen nachverfolgen. Ein zentralisiertes Verwaltungssystem für Richtlinien gewährleistet außerdem, dass die Einhaltung von Vorschriften dokumentiert und nachgewiesen werden kann, wie beispielsweise PCI-Regeln.

Einbindung der Mitarbeiter und Bestätigung der Verantwortlichkeit

Ein Richtlinienmanagementsystem sollte in der Lage sein, relevante Richtlinien an Mitarbeiter zu verteilen und deren Einhaltung durch automatische Benachrichtigungen zu fördern. Sicherheitsrichtlinien enthalten oft Klauseln, die die Mitarbeiter über disziplinarische Konsequenzen bei Nichteinhaltung informieren. Mitarbeiter müssen verstehen und akzeptieren, was durch digitale Unterschrift bestätigt wird. Das System bietet eine automatisierte Methode zur Verfolgung des Lebenszyklus einer Richtlinie von der Erstellung über Verteilung, Aktualisierung bis hin zur Bestätigung durch Mitarbeiter.

Nachweis kontinuierlicher Verbesserungen im Bereich Cybersicherheitsaufklärung

Metriken, die durch das Policy Management System generiert werden, ermöglichen es, die Einbindung der Mitarbeiter in Richtlinienanforderungen, einschließlich Sicherheitshygiene und Datenschutz, nachzuweisen. Dies ist entscheidend, um Aufsichtsbehörden zu zeigen, dass Ihr Unternehmen die erforderlichen Standards erfüllt.

Zusammenfassend kann eine Policy Management Software sicherstellen, dass Richtlinien eingehalten werden und Mitarbeiter aktiv in den Prozess eingebunden werden, was wesentlich für die Sicherheit und den Datenschutz eines Unternehmens ist.